SAP Business ByDesign permite adaptar la presentación de los documentos que genera el ERP a las necesidades de cada empresa. Facturas, pedidos, ofertas, contratos, albaranes o confirmaciones pueden utilizar diferentes plantillas en función del idioma, país, sociedad, unidad organizativa o tipo de documento.
Esta capacidad resulta especialmente relevante cuando una empresa necesita que los documentos generados desde su ERP mantengan su identidad corporativa, incorporen información adicional o respondan a requisitos específicos de cada mercado.
SAP Business ByDesign proporciona plantillas estándar que pueden utilizarse como punto de partida y ofrece diferentes mecanismos para adaptarlas. Entre ellos destacan Easy Form Editor y Adobe LiveCycle Designer, además de las funcionalidades de gestión de variantes, versiones y plantillas maestras disponibles desde el propio sistema.
En este artículo repasamos cómo funciona la personalización de plantillas en SAP Business ByDesign, qué diferencias existen entre las principales herramientas y en qué situaciones conviene utilizar cada una.
¿Qué son las plantillas de formulario en SAP Business ByDesign?
Las plantillas de formulario determinan el contenido y la distribución de los documentos que SAP Business ByDesign genera como salida de los procesos empresariales.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar plantillas para documentos como:
- Ofertas comerciales.
- Confirmaciones de pedidos.
- Pedidos de compra.
- Facturas.
- Abonos.
- Contratos.
- Albaranes y avisos de entrega.
- Confirmaciones de servicio.
- Documentos relacionados con pagos y saldos.
SAP proporciona plantillas estándar para estos documentos y, dependiendo del país o región y del idioma configurado, pueden existir diferentes variantes. La propia documentación de SAP contempla, entre otros, formularios específicos para ventas, compras, logística y pagos.
Esto permite partir de una base ya preparada y adaptarla posteriormente a las necesidades concretas de la organización.
¿Por qué personalizar las plantillas de SAP Business ByDesign?
La personalización de formularios no responde únicamente a una cuestión estética.
En muchos proyectos de ERP, los documentos que salen del sistema forman parte de la relación directa con clientes, proveedores y otros interlocutores. Por eso, deben combinar información empresarial, requisitos legales y una presentación coherente con la identidad corporativa.
Entre los principales motivos para personalizar las plantillas de SAP Business ByDesign encontramos:
Adaptar la identidad corporativa
Es posible adaptar elementos como logotipos, cabeceras, pies de página, dirección del remitente o determinados textos corporativos.
Las plantillas maestras permiten centralizar algunos de estos elementos para utilizarlos de forma homogénea en diferentes documentos. SAP las utiliza para definir, entre otros elementos, cabecera, pie de página, logotipo y dirección del remitente.
Incorporar información adicional
Una plantilla puede necesitar nuevos campos o información que no aparece en el diseño estándar.
Por ejemplo:
- Datos adicionales del cliente.
- Información logística.
- Referencias internas.
- Condiciones comerciales.
- Información fiscal.
- Campos de ampliación.
- Textos específicos para determinados documentos.
Adaptar los documentos a diferentes países
Las necesidades de una empresa pueden variar en función del mercado en el que opere.
SAP Business ByDesign contempla variantes específicas por país o región y por idioma. Esto permite disponer de diferentes versiones de una misma plantilla cuando existen requisitos legales, lingüísticos o de formato diferentes.
Mantener una presentación homogénea
Cuando una organización utiliza diferentes sociedades, unidades organizativas o marcas, las plantillas maestras permiten establecer elementos comunes y evitar que cada documento tenga un diseño completamente diferente.
Easy Form Editor vs. Adobe LiveCycle Designer
SAP Business ByDesign dispone de diferentes posibilidades para adaptar las plantillas. La elección de una u otra dependerá del nivel de personalización requerido.
Easy Form Editor
Easy Form Editor está orientado a modificaciones relativamente sencillas sobre el contenido de los formularios.
La herramienta divide el documento en diferentes bloques, entre ellos:
- Bloques de información, utilizados para mostrar campos.
- Bloques de tabla, que permiten trabajar con columnas, líneas de detalle y resúmenes.
- Bloques de texto libre, para incorporar textos o notas.
Además, permite visualizar una previsualización utilizando datos de muestra.
Es una alternativa adecuada cuando las necesidades de modificación son sencillas y no requieren un control avanzado sobre la estructura del PDF.
Adobe LiveCycle Designer
Cuando la personalización requiere mayor control sobre el diseño y comportamiento del formulario, SAP Business ByDesign permite trabajar con Adobe LiveCycle Designer.
El procedimiento parte de la descarga de la variante de plantilla desde la gestión de plantillas de formulario. El archivo descargado contiene la plantilla y la estructura de datos necesaria para trabajar con ella. Posteriormente, el fichero puede abrirse en Adobe LiveCycle Designer, modificarse y volver a cargarse en SAP Business ByDesign.
Esta alternativa ofrece un nivel de personalización mucho mayor y resulta especialmente interesante en proyectos donde los formularios tienen requisitos complejos.
¿Qué diferencias existen entre ambas opciones?
La diferencia fundamental está en el nivel de control sobre el formulario.
| Característica | Easy Form Editor | Adobe LiveCycle Designer |
|---|---|---|
| Edición sencilla | Sí | Sí |
| Modificación de textos | Sí | Sí |
| Gestión de bloques | Sí | Sí |
| Cambios avanzados de diseño | Limitados | Sí |
| Personalización avanzada del formulario | Limitada | Sí |
| Trabajo avanzado con datos | Limitado | Sí |
| Lógica y comportamiento del formulario | Limitado | Sí |
| Control avanzado del PDF | No | Sí |
Por tanto, no se trata necesariamente de elegir una herramienta u otra para todos los escenarios.
Easy Form Editor puede ser suficiente para cambios rápidos y sencillos, mientras que Adobe LiveCycle Designer resulta más apropiado cuando el formulario necesita un diseño o comportamiento específico.
¿Cómo descargar una plantilla de SAP Business ByDesign?
SAP Business ByDesign permite descargar las variantes de las plantillas desde la vista de Actualización de plantillas de formulario.
El proceso general es:
- Acceder a Gestión de aplicaciones y usuarios o Administrador.
- Entrar en Flexibilidad empresarial.
- Acceder a Actualización de plantillas de formulario.
- Seleccionar la plantilla que se desea adaptar.
- Descargar la variante correspondiente.
SAP genera un archivo ZIP que puede contener el paquete de datos XDP, el esquema XSD y, cuando están disponibles, datos XML de muestra para realizar pruebas y previsualizaciones.
Estos datos son especialmente útiles cuando se trabaja con herramientas externas de diseño, ya que permiten comprobar cómo se comportará el formulario utilizando información similar a la que recibirá en producción.
Personalización de campos en las plantillas
Una de las necesidades más habituales en los proyectos de personalización es incorporar información que no aparece en la plantilla estándar.
En estos casos, el trabajo no consiste únicamente en modificar visualmente el documento. También es necesario disponer del dato correspondiente en la estructura de información que recibe el formulario y realizar el mapeo adecuado.
El flujo puede resumirse de la siguiente manera:
Dato en SAP Business ByDesign → estructura XML → campo de formulario → diseño del documento
Por eso, cuando se incorporan campos adicionales, es importante comprobar tanto el origen del dato como su disponibilidad en la estructura que utiliza el formulario.
Una personalización visual sin una correcta correspondencia con los datos del ERP puede provocar que el campo aparezca vacío o que no se comporte como se espera.
Uso de plantillas maestras
Otro elemento importante en la personalización de documentos son las plantillas maestras de formulario.
Su objetivo es centralizar elementos comunes que pueden utilizarse en diferentes documentos, como:
- Logotipo.
- Cabecera.
- Pie de página.
- Dirección del remitente.
- Determinados textos corporativos.
- Avisos o disclaimers incluidos en determinados correos.
Esto resulta especialmente útil cuando una empresa genera muchos tipos de documentos y necesita mantener una identidad visual coherente.
Además, pueden crearse diferentes plantillas maestras cuando existen varias sociedades, empresas o unidades organizativas que necesitan utilizar información corporativa diferente.
Variantes de plantilla: idioma y país
SAP Business ByDesign permite trabajar con diferentes variantes de una misma plantilla.
Esto es especialmente relevante para empresas internacionales.
Por ejemplo, una organización puede necesitar:
- Una factura en español para clientes españoles.
- Una factura en inglés para clientes internacionales.
- Un formato específico para determinados países.
- Una variante diferente para determinadas sociedades.
El sistema puede utilizar las variantes disponibles para determinar qué plantilla debe emplearse en función de parámetros como idioma o país/región.
De esta forma, una misma organización puede mantener una estructura documental coherente sin tener que utilizar necesariamente una única plantilla para todos sus mercados.
Selección automática de la plantilla
La personalización no termina con el diseño.
También es necesario determinar cuándo debe utilizarse cada plantilla.
SAP Business ByDesign dispone de reglas de selección de plantillas que permiten definir qué formulario debe utilizarse para una determinada combinación de documento y condiciones.
Por ejemplo, puede configurarse una regla para que determinados pedidos utilicen una plantilla concreta cuando se cumplen unas condiciones determinadas.
Esto permite establecer escenarios como:
- Plantilla diferente por sociedad.
- Plantilla diferente por país.
- Plantilla diferente por idioma.
- Plantilla específica para determinados procesos.
- Plantilla alternativa para determinados tipos de documentos.
El resultado es una generación de documentos mucho más automatizada y alineada con las reglas del negocio.
Control de versiones de las plantillas
Otro aspecto importante es la gestión de versiones.
Cuando se modifica una variante de una plantilla, SAP Business ByDesign crea una nueva versión. Esta versión puede mantenerse sin publicar hasta que haya sido revisada y validada.
Una vez publicada, estará disponible para su utilización productiva.
Este mecanismo permite separar el proceso de diseño y pruebas de la utilización definitiva del formulario.
En un proyecto real, es recomendable validar siempre:
- Diseño.
- Datos mostrados.
- Idioma.
- Formato de fechas y cantidades.
- Información fiscal.
- Saltos de página.
- Tablas y líneas de detalle.
- Logotipos e información corporativa.
- Generación final del PDF.
- Diferentes escenarios de negocio.
¿Qué herramienta utilizar para personalizar una plantilla?
La decisión dependerá principalmente de la complejidad del formulario.
Easy Form Editor es una buena opción cuando se necesitan modificaciones sencillas sobre el contenido y la estructura básica del documento.
Por el contrario, cuando el proyecto requiere un mayor nivel de personalización, control del diseño, tratamiento avanzado de los datos o lógica específica dentro del formulario, resulta más adecuado trabajar con Adobe LiveCycle Designer.
En ambos casos, es importante tener en cuenta que la plantilla forma parte de un proceso empresarial más amplio. No basta con modificar el PDF: hay que comprobar también cómo se selecciona la plantilla, qué datos recibe, qué variante utiliza y cómo se publica.
Buenas prácticas para la edición de plantillas SAP Business ByDesign
Antes de modificar una plantilla en producción, conviene seguir una serie de buenas prácticas:
1. Partir siempre de una plantilla estándar
Las plantillas proporcionadas por SAP constituyen una buena base para realizar adaptaciones y reducen el esfuerzo necesario para crear un formulario desde cero.
2. Definir previamente los requisitos
Antes de comenzar el diseño es recomendable identificar qué información debe aparecer, quién utilizará el documento y en qué escenarios se generará.
3. Separar diseño y datos
El diseño visual y la estructura de datos están relacionados, pero deben analizarse por separado para evitar problemas de mapeo.
4. Utilizar datos de prueba
La previsualización con datos de muestra permite detectar problemas antes de publicar una nueva versión.
5. Revisar las variantes
En entornos internacionales, hay que comprobar las diferentes combinaciones de idioma y país/región.
6. Validar las reglas de selección
Una plantilla correctamente diseñada no servirá de nada si el sistema continúa seleccionando otra variante para el escenario correspondiente.
7. Controlar las versiones
Las modificaciones deberían probarse antes de publicarse para evitar que un cambio en un formulario afecte a los procesos de generación documental.
Personalización de plantillas SAP Business ByDesign con Unikal Tech
La personalización de formularios en SAP Business ByDesign puede parecer inicialmente una tarea puramente visual, pero en proyectos reales implica trabajar con diferentes elementos: estructura de datos, variantes, reglas de selección, diseño, versiones y publicación.
Por eso, cuando los documentos generados por el ERP tienen un peso importante en los procesos comerciales, financieros o logísticos de una organización, es recomendable abordar la personalización desde una perspectiva funcional y técnica.
En Unikal Tech ayudamos a las organizaciones a adaptar SAP Business ByDesign a sus procesos y necesidades específicas, incluyendo la personalización de formularios y documentos generados desde el ERP.
Si necesitas adaptar tus plantillas de SAP Business ByDesign, incorporar información adicional o definir diferentes formatos según tus procesos, cuéntanos qué necesitas y analizamos contigo la mejor alternativa.
